KEMAMPUAN PENGELOLAAN PEKERJAAN ADMINISTRASI

Rutinitas pekerjaan kantor nyaris jarang diperhatikan karena hal tersebut tidak memberikan efek langsung pada hasil. Namun kalau diperhatikan sesungguhnya sangat penting dalam keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Beberapa hal penting yaitu :
1. Pengelolaan Prosedur dan Metode
Pekerjaan dalam suatu kantor merupakan suatu sistem. Sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan kantor dan berkenaan dengan apa saja yang dilakukan, bagaimana operasi-operasi itu dilakukan, bilamana pekerjaan itu dilakukan. The Liang Gie (1996) menjelaskan berkaitan dengan sistem perkantoran adalah perencanaan perkantoran (office planning) yang menyangkut penerapan tujuan, sistem, prosedur dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a) Pekerjaan rutin dan lalu lintas pekerjaan
b) Rancangan dan pemakian formulir
c) Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran
Yang perlu dicermati bahwa prosedur sebagai bagian dari sistem yang harus direncanakan dan dievaluasi dalam proes penyelenggaraan suatu kantor. Prosedur diperoleh dengan melaluhi perencanaan berbagai langkah ketatausahaan (biasanya dilakukan oleh kelompok orang) yang membentuk suatu cara yang diterima dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran. Pemahaman tersebut penting karena akan berpengaruh pada pelayanan kepada orang yang berhubungan dengan kantor. Di samping itu, prosedur yang efisien memungkinkan akan mengurangi volume pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam prosesnya. Adapun metode merupakan bagian dari prosedur, yaitu cara pelaksanaan kerja dari satu tugas atau lebih.

2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Formulir adalah daftar isian yang terkait dengan metode dan prosedur (langkah-langkah yang akakn dilaluhi) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan ketatausahaan. Rancangan formulir merupakan bagian dari metode yang akan dilalui atas pekerjaan kantor. Formulir yang aplikabel akan mempermudah dalam pengisian dan operasionalnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika merancang sebuah formulir, yaitu :
a) Harus ada kesesuaian antara substansi alur kerja dengan judul fomulir.
b) Pertanyaan-pertanyaan harus mendukung dengan informasi apa yang dibutuhkan
c) Pertanyaan harus diurutkan berdasarkan skala prioritas informasi yang dibutuhkan dan harus konsisten.
d) Penyediaan tempat/ruang untuk mengisi jawaban harus disesuaikan panjang atau pendeknya.
e) Susunan kata/kalimat harus dapat menjelaskan bagi yang akan mengisinya.

3. Efisiensi Pekerjaan Kantor
Dalam proses penyelenggaraan suatu pekerjaan perkantoran (menejemen kantor) harus diusahakan dalam operasionalnya secara efisien. Efisiensi sebagai prinsip akan memberikan kontribusi terhadap keberlangsungan kantor dan tingkat keuntungan suatu perusahaan. Efisinsi perlu dipakai sebagai dasar untuk ukuran baku dan tujuan penyelesaian pekerjaan kantor. Efisiensi dalam penyelenggaraan kantor meliputi penggunaan sumber kerja :
a) Pikiran
b) Tenaga
c) Waktu
d) Ruang
e) Benda/uang
Analisis konsep tersebut bisa ditinjau dari 2 sisi, yaitu :
a) Dari segi usaha, bahwa suatu kegiatan kantor dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu dicapai dengan usaha (ssumber kerja) yang seminimal mingkin.
b) Dari segi hasil, bahwa suatu kegiatan kantor dikatakan efisien apabila suatu usaha tertentu (pemakaian sumber kerja) dapat dicapai hasil yang semaksimal mungkin baik mutu maupun kuantitasnya.

Pekerjaan yang saling terkait dan langkah-langkahnya cenderung berurutan atau hasil pekerjaan yang sebelumnya memerlukan 4/5 formulir dalam penyelesaiannya dijadikan menjadi 3/4 formulir sehingga akan lebih cepat namun tidak mengurangi substansinya.



4. Penataan Lay Out Ruangan
Suasan kantor kadang terlihat tata ruang yang tidak enak dipandang. Hal ini dapat terjadi karena pengaturan lay out ruangan yang tidak tepat. Sering orang tidak memperhatikan hal tersebut karena disibukkan dengan pekerjaan yang harus diselesaikan. Kantor yang modern dan memperhatikan pelayanan prima kepada client akan peduli dengan layot ruangan. Untuk itu perlu sesekali melihat tatana meja, kursi serta perabotan lainnya yang diletakkan diatas luas lantai yang tersedia. Sesungguhnya nilai positif tidak hanya dilihat dari respon para tamu yang berurusan dengan kantor tersebut, akan tetapi juga para pegawai yang bekerja didalamnya. Mereka akan nyaman, dapat meningkatkan produktivitas. Secara psikis mereka merasa at home sehingga mengurangi rasa capek dalam bekerja. Penataan tersebut dapat memakai tata ruang terbuka, tidak ada sekat-sekat, atau tata ruang tertutup yakni seluruh pegawai dalam kantor mempunyai ruangan sendiri-sendiri  (ada sekat diantara pegawai). Tidak hanya pengaturan sekat namun juga persoalan aksesori ruangan yang perlu diperhatikan, misalnya supaya kelihatan sejuk menambahkan tanaman dalam ruangan, hiasan dinding yang tepat serta pemakaian perlengkapan kantor yang sesuai dengan tempat yang tersedia.
Pada saat penyusunan lay out ruangan, beberapa hal dapat dijadikan pedoman, antara lain:
a) Proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin
b) Rangkaian aktivitas spekerjaan dapat mengalir secara lancar
c) Ruang yang ada dipergunakan secara efisien
d) Faktor kesehatan dan kepuasan pegawai dapat dipelihara
e) Pengawasan pelaksanaan pekerjaan dapat memuaskan
f) Pihak yang membutuhkan pelayanan kantor mempunyai kesan yang baik terhadap prosedur kerja dan tempatnya,
g) Susunan tempat kerja fleksibel (kemungkinan berubah masih dimungkinkan)

LANJUTKAN COYYYY!! - KEMAMPUAN PENGELOLAAN PEKERJAAN ADMINISTRASI

Parts of a Business Letter

·         The Heading (The Retern Address) or Letterhead - Companies usually use printed paper where heading or letterhead is specially designed at the top of the sheet. It bears all the necessary information about the organisation’s identity.

·         Date - Date of writing. The month should be fully spelled out and the year written with all four digits October 12, 2005 (12 October 2005 - UK style). The date is aligned with the return address. The number of the date is pronounced as an ordinal figure, though the endings st, nd, rd, th, are often omitted in writing. The article before the number of the day is pronounced but not written. In the body of the letter, however, the article is written when the name of the month is not mentioned with the day.

·         The Inside Address - In a business or formal letter you should give the address of the recipient after your own address. Include the recipient's name, company, address and postal code. Add job title if appropriate. Separate the recipient's name and title with a comma. Double check that you have the correct spelling of the recipient 's name.

·         The Inside Address is always on the left margin. If an 8 1/2" x 11" paper is folded in thirds to fit in a standard 9" business envelope, the inside address can appear through the window in the envelope.

·         The Greeting - Also called the salutation. The type of salutation depends on your relationship with the recipient. It normally begins with the word "Dear" and always includes the person's last name. Use every resource possible to address your letter to an actual person. If you do not know the name or the sex of of your reciever address it to Dear Madam/Sir (or Dear Sales Manager or Dear Human Resources Director). As a general rule the greeting in a business letter ends in a colon (US style). It is also acceptable to use a comma (UK style).

·         The Subject Line (optional) - Its inclusion can help the recipient in dealing successfully with the aims of your letter. Normally the subject sentence is preceded with the word Subject: or Re: Subject line may be emphasized by underlining, using bold font, or all captial letters. It is usually placed one line below the greeting but alternatively can be located directly after the "inside address," before the "greeting."

·         The Body Paragraphs - The body is where you explain why you’re writing. It’s the main part of the business letter. Make sure the receiver knows who you are and why you are writing but try to avoid starting with "I". Use a new paragraph when you wish to introduce a new idea or element into your letter. Depending on the letter style you choose, paragraphs may be indented. Regardless of format, skip a line between paragraphs.

·         The Complimentary Close - This short, polite closing ends always with a comma. It is either at the left margin or its left edge is in the center, depending on the Business Letter Style that you use. It begins at the same column the heading does. The traditional rule of etiquette in Britain is that a formal letter starting "Dear Sir or Madam" must end "Yours faithfully", while a letter starting "Dear " must end "Yours sincerely". (Note: the second word of the closing is NOT capitalized)

·         Signature and Writer’s identification - The signature is the last part of the letter. You should sign your first and last names. The signature line may include a second line for a title, if appropriate. The signature should start directly above the first letter of the signature line in the space between the close and the signature line. Use blue or black ink.

·         Initials, Enclosures, Copies - Initials are to be included if someone other than the writer types the letter. If you include other material in the letter, put 'Enclosure', 'Enc.', or ' Encs. ', as appropriate, two lines below the last entry. cc means a copy or copies are sent to someone else.

LANJUTKAN COYYYY!! - Parts of a Business Letter

materi korespondensi Bahasa Inggris

1. Contoh business letter (Block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555. Sincerely,  Signature  Bob Powers Accounts Receivable

2. Contoh Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months. In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.  Sincerely, Signature Bob Powers   Accounts Receivable

3. Contoh Business Letter (Semi-block Format)

3519 Front Street Mount Celebres, CA 65286  October 5, 2004  Ms. Betty Johnson Accounts Payable The Cooking Store 765 Berliner Plaza Industrial Point, CA 68534  Dear Ms. Johnson: It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.  In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.  I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.  Sincerely,  Signature Bob Powers Accounts Receivable

LANJUTKAN COYYYY!! - materi korespondensi Bahasa Inggris

Pentingnya Pendidikan Bermoral

Pendidikan pada hakikatnya adalah alat untuk menyiapkan sumber daya manusia yang bermoral dan berkualitas unggul. Sumber daya manusia tersebut merupakan refleksi nyata dari apa yang pendidikan sumbangkan untuk kemajuan atau kemunduran suatu bangsa. Apabila sumber daya manusia itu bisa menjalankan pendidikan sesuai moral maka bangsa tersebut akan maju dan berkembang. Sebaliknya, apabila sumber daya manusia itu tidak berpendidikan sesuai moral maka bangsa akan mengalami kemunduran bahkan akan mengalami kesengsaraan.

Di Indonesia, UU RI No.2 tahun 1989 Pasal 4, dengan jelas memuat tujuan pendidikan nasional dimana pendidikan nasional idealnya mencerdaskan kehidupan bangsa dan mengembangkan manusia Indonesia seutuhnya, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi pekerti luhur. Ditegaskan pula bahwa harus dicapai pengetahuan dan keterampilan, kepribadian mantap dan mandiri, serta tanggung jawab kemanusiaan dan kebangsaan. Jika diidealisasi menjadi relita maka anak didik memiliki SDM yang terampil, berada pada posisi terdepan, serta memiliki moralitas yang tinggi. Sayangnya para remaja kita sekarang seakan tersesat ke sebuah zaman baru. Telah terjadi sebuah revolusi yang membuat orang cenderung mengumbar nafsu. Hal ini juga didukung dengan perubahan pandangan manyarakat yang terpengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi dan sarana hiburan yang makin canggih.

Pendidikan merupakan proses pembentukan moral bagi manusia yang beradab dan manusia yang maju sesuai dengan perkembangan zamannya. Pendidikan juga merupakan sarana untuk memfokuskan diri sebagai pembentuk kepribadian diri. Sayangnya pendidikan kita sekarang tidak lebih dari sekedar sekolah dengan berbagai mata pelajaran yang harus ditempuh anak didik. Masyarakat hanya mengikuti perkembangan zaman tanpa berpikir panjang apakah hal itu baik dilakukan atau tidak. Akibatnya, banyak sekali pelanggaran moral dalam pendidikan dengan semakin maraknya kenakalan remaja seperti : tawuran, narkoba, merokok, dan aksi mogok belajar.

Banyak sekali faktor yang menyebabkan terjadinya pelanggaran moral tersebut, misalnya saja penayangan acara televisi yang sekarang semakin kurang mendidik serta acara-acara sinetron yang kurang layak untuk dikonsumsi. Tayangan televisi yang bermutu tentunya akan mendukung perbaikan mental remaja karena kenyataannya masyarakat terutama remaja memiliki keterikatan yang besar dengan televisi. Acara televisi tersebut akan cenderung diikuti oleh penontonnya. Manfaat televisi sebagai sarana perluasan wawasan, pembentukan  nilai  moral dan  rasa estetika lebih tinggi pada remaja bersekolah, sedangkan belajar memecahkan masalah lebih tinggi pada remaja putus sekolah. Setidaknya ada konklusi bahwa sebagai media yang bernilai hiburan,  informatif,  pencerdasan, komersial dan sebagainya. Tayangan program televisi akan sangat memberikan dampak yang besar bagi remaja. Dampak ini tentu saja bisa baik dan tidak ada jaminanpun untuk tidak buruk. Oleh karena itu, orang tua di rumah berperan penting untuk mengawasi anak-anaknya agar menonton acara televisi yang sesuai dengan umur si anak dan bisa mendidik anak tersebut.

Pendidikan moral itu sangatlah penting baik di rumah, di sekolah, dan di lingkungan masyarakat. Di sekolah para guru harus bisa menjalankan model pendidikan dimana pemantauan terhadap perilaku anak didik bisa dikerjakan dengan baik. Model razia diperlukan sekali-kali, namun tetap harus diberikan penjelasan dan pendekatan persuasif bahwa perilaku mereka harus tetap sesuai dengan norma yang mementingkan moral. Di kelas, para guru harus bisa mengintegrasikan pendidikan moralitas ini sebagai bagian dari cara hidup, bukan hanya pelajaran sehingga mewujudkan perilaku baik kepada para siswa didik. Pendidikan seperti inilah yang harus terus-menerus diterapkan secara konsisten.

Kita menempuh pendidikan bukan semata-mata menginginkan sebuah gelar tinggi saja. Namun, dalam pelaksanaannya diperlukan moral untuk bersikap lebih baik. Apabila menempuh pendidikan tidak mempunyai moral yang baik maka orang tersebut akan tersesat untuk menuju jalan kesuksesannya. Pendidikan bermoral akan menuntun kita ke jalan yang lebih baik lagi. Belajar bukan sekedar belajar untuk pintar saja melainkan mencari hikmah dari belajar tersebut. Sebagai contoh, ketika kita mendapat tugas dari sekolah maka kita berusaha menyelesaikan tugas tersebut tepat pada waktunya. Hal ini merupakan moral kita sebagai murid yang taat terhadap waktu dan peraturan.

Pendidikan moral adalah sebuah pendidikan yang tidak nyata karena moral seseorang akan terbentuk sesuai kebiasaan hidup mereka sendiri. Seseorang yang mengalami kesalahan dalam pergaulannya maka moralnya juga akan buruk. Kegiatan sekolah juga dapat mempengaruhi moral seorang murid. Dengan adanya kegiatan sekolah seperti bakti sosial, kerja bakti, dan pondok ramadhan pada bulan puasa. Kegiatan-kegiatan tersebut akan mendidik dan membentuk kepribadian seorang siswa menjadi lebih baik.

Kembali ke pendidikan yang bermoral, di mana proses pendidikan harus bisa membawa peserta didik ke arah kedewasaan, kemendirian, dan bertanggungjawab, tidak plin-plan, jujur, santun, berakhlak mulia, berbudi pekerti luhur sehingga mereka tidak lagi bergantung kepada keluarga, masyarakat atau bangsa setelah menyelesaikan pendidikannya. Mereka bisa membangun bangsa ini dengan kekayaan yang kita miliki dan dihargai di dunia internasional. Kalau perlu bangsa ini tidak lagi mengandalkan utang untuk pembangunan. Sehingga Negara lain tidak seenaknya mendikte bangsa ini dalam berbagai bidang kehidupan. Kalau kita ingin generasi penerus yang bermoral, jujur, berakhlak mulia, berbudi pekerti, sopan dan sebagainya serta mementingkan kepentingan bangsa bukan pribadi atau kelompok. Maka semua pejabat yang memegang jabatan baik legislatif, eksekutif dan yudikatif harus berbenah diri dan memberi contoh dulu bagaimana jujur, berakhlak mulia, sopan santun bermoral serta bagaimana cara mementingkan kepentingan bangsa bukan pribadi atau kelompok kepada generasi muda mulai saat ini. Mereka semua adalah orang-orang yang berpendidikan dan harus membuktikan bahwa mereka adalah hasil dari system pendidikan selama ini.

Peran pemerintah juga sangat penting untuk memajukan kualitas pendidikan bangsa. Pemerintah departemen pusat pendidikan (DepDiknas) yang ingin menjadikan sistem pendidikan Negara kita agar lebih maju dan mencapai perubahan yang signifikan, maka pemerintah tersebut harus mampu merevisi objektifitas yang mempengarui seorang siswa. Sehingga pemerintah mampu merubah pendidikan di Negara ini untuk maju ke tahap yang lebih unggul dan generasi muda Indonesia memiliki panutan-panutan yang bisa diandalkan untuk membangun bangsa ini di masa depan.

Kesimpulan yang dapat diambil adalah pentingnya pendidikan moral dilakukan sejak dini sehingga dapat membentuk perilaku berbudaya yang baik. Karakter setiap manusia memang berbeda dan dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti genetik, sosial, ekonomi, maupun faktor lainnya. Selain itu, kita sebagai generasi muda / generasi penerus bangsa ini harus memiliki moral yang baik. Kita juga harus bisa membedakan hal yang baik dilakukan dan hal yang buruk untuk dihindari. Dengan demikian, pendidikan moral yang telah diterima sejak dini tidak sia-sia. Kita juga mampu mengembangkan kualitas bangsa dengan moral yang sesuai dengan etika yang ada.

 http://nanddia2011.student.umm.ac.id/2011/09/22/pentingnya-pendidikan-bermoral/

LANJUTKAN COYYYY!! - Pentingnya Pendidikan Bermoral