Rutinitas pekerjaan kantor nyaris jarang diperhatikan karena hal tersebut tidak memberikan efek langsung pada hasil. Namun kalau diperhatikan sesungguhnya sangat penting dalam keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Beberapa hal penting yaitu :
1. Pengelolaan Prosedur dan Metode
Pekerjaan dalam suatu kantor merupakan suatu sistem. Sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan kantor dan berkenaan dengan apa saja yang dilakukan, bagaimana operasi-operasi itu dilakukan, bilamana pekerjaan itu dilakukan. The Liang Gie (1996) menjelaskan berkaitan dengan sistem perkantoran adalah perencanaan perkantoran (office planning) yang menyangkut penerapan tujuan, sistem, prosedur dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a) Pekerjaan rutin dan lalu lintas pekerjaan
b) Rancangan dan pemakian formulir
c) Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran
Yang perlu dicermati bahwa prosedur sebagai bagian dari sistem yang harus direncanakan dan dievaluasi dalam proes penyelenggaraan suatu kantor. Prosedur diperoleh dengan melaluhi perencanaan berbagai langkah ketatausahaan (biasanya dilakukan oleh kelompok orang) yang membentuk suatu cara yang diterima dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran. Pemahaman tersebut penting karena akan berpengaruh pada pelayanan kepada orang yang berhubungan dengan kantor. Di samping itu, prosedur yang efisien memungkinkan akan mengurangi volume pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam prosesnya. Adapun metode merupakan bagian dari prosedur, yaitu cara pelaksanaan kerja dari satu tugas atau lebih.
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Formulir adalah daftar isian yang terkait dengan metode dan prosedur (langkah-langkah yang akakn dilaluhi) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan ketatausahaan. Rancangan formulir merupakan bagian dari metode yang akan dilalui atas pekerjaan kantor. Formulir yang aplikabel akan mempermudah dalam pengisian dan operasionalnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika merancang sebuah formulir, yaitu :
a) Harus ada kesesuaian antara substansi alur kerja dengan judul fomulir.
b) Pertanyaan-pertanyaan harus mendukung dengan informasi apa yang dibutuhkan
c) Pertanyaan harus diurutkan berdasarkan skala prioritas informasi yang dibutuhkan dan harus konsisten.
d) Penyediaan tempat/ruang untuk mengisi jawaban harus disesuaikan panjang atau pendeknya.
e) Susunan kata/kalimat harus dapat menjelaskan bagi yang akan mengisinya.
3. Efisiensi Pekerjaan Kantor
Dalam proses penyelenggaraan suatu pekerjaan perkantoran (menejemen kantor) harus diusahakan dalam operasionalnya secara efisien. Efisiensi sebagai prinsip akan memberikan kontribusi terhadap keberlangsungan kantor dan tingkat keuntungan suatu perusahaan. Efisinsi perlu dipakai sebagai dasar untuk ukuran baku dan tujuan penyelesaian pekerjaan kantor. Efisiensi dalam penyelenggaraan kantor meliputi penggunaan sumber kerja :
a) Pikiran
b) Tenaga
c) Waktu
d) Ruang
e) Benda/uang
Analisis konsep tersebut bisa ditinjau dari 2 sisi, yaitu :
a) Dari segi usaha, bahwa suatu kegiatan kantor dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu dicapai dengan usaha (ssumber kerja) yang seminimal mingkin.
b) Dari segi hasil, bahwa suatu kegiatan kantor dikatakan efisien apabila suatu usaha tertentu (pemakaian sumber kerja) dapat dicapai hasil yang semaksimal mungkin baik mutu maupun kuantitasnya.
Pekerjaan yang saling terkait dan langkah-langkahnya cenderung berurutan atau hasil pekerjaan yang sebelumnya memerlukan 4/5 formulir dalam penyelesaiannya dijadikan menjadi 3/4 formulir sehingga akan lebih cepat namun tidak mengurangi substansinya.
4. Penataan Lay Out Ruangan
Suasan kantor kadang terlihat tata ruang yang tidak enak dipandang. Hal ini dapat terjadi karena pengaturan lay out ruangan yang tidak tepat. Sering orang tidak memperhatikan hal tersebut karena disibukkan dengan pekerjaan yang harus diselesaikan. Kantor yang modern dan memperhatikan pelayanan prima kepada client akan peduli dengan layot ruangan. Untuk itu perlu sesekali melihat tatana meja, kursi serta perabotan lainnya yang diletakkan diatas luas lantai yang tersedia. Sesungguhnya nilai positif tidak hanya dilihat dari respon para tamu yang berurusan dengan kantor tersebut, akan tetapi juga para pegawai yang bekerja didalamnya. Mereka akan nyaman, dapat meningkatkan produktivitas. Secara psikis mereka merasa at home sehingga mengurangi rasa capek dalam bekerja. Penataan tersebut dapat memakai tata ruang terbuka, tidak ada sekat-sekat, atau tata ruang tertutup yakni seluruh pegawai dalam kantor mempunyai ruangan sendiri-sendiri (ada sekat diantara pegawai). Tidak hanya pengaturan sekat namun juga persoalan aksesori ruangan yang perlu diperhatikan, misalnya supaya kelihatan sejuk menambahkan tanaman dalam ruangan, hiasan dinding yang tepat serta pemakaian perlengkapan kantor yang sesuai dengan tempat yang tersedia.
Pada saat penyusunan lay out ruangan, beberapa hal dapat dijadikan pedoman, antara lain:
a) Proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin
b) Rangkaian aktivitas spekerjaan dapat mengalir secara lancar
c) Ruang yang ada dipergunakan secara efisien
d) Faktor kesehatan dan kepuasan pegawai dapat dipelihara
e) Pengawasan pelaksanaan pekerjaan dapat memuaskan
f) Pihak yang membutuhkan pelayanan kantor mempunyai kesan yang baik terhadap prosedur kerja dan tempatnya,
g) Susunan tempat kerja fleksibel (kemungkinan berubah masih dimungkinkan)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar